Quizás es por que a veces te acostumbras a hacer las cosas de una manera, o quizás es porque así se han hecho las cosas a lo largo del tiempo. Sin embargo, hoy en día hay muchos beneficios de digitalizar tu área legal y aprovechar las herramientas que existen para hacer tu vida más sencilla.
Estas herramientas están divididas en varias categorías, pero algunas de las más relevantes para la operación legal son:
- Almacenamiento de datos
- Gestión de proyectos y Documentos
- Comunicación
En este artículo vamos a hablar de las ventajas de digitalizar tu área legal y por donde empezar.
Asegura tu Información: Almacenando tus datos
En mi compu, en mi correo o en el archivo. Estas son las 3 respuestas más comunes cuando hablamos con equipos legales y les preguntamos dónde almacenan su información. Sin embargo hace poco estaba hablando con un despacho de abogados en el primer piso de un edificio de oficinas, un día llegó una tormenta que inundó sus oficinas. En esto resulta que se echaron a perder todas sus computadoras y con eso toda la información almacenada en ellas. Afortunadamente tenían un respaldo, en un disco duro… En la oficina… en el primer piso… que también se inundó y así perdieron toda la información.
Alternativamente, empresas pueden almacenar su información en la nube, estas son aplicaciones que usan el internet para conectarte a una computadora remota, administrada por un servicio tercero que te asegura acceso 24/7 a tu información sin importar dónde estés. Cada vez más áreas legales están buscando cambiar su almacenamiento de datos a la nube. Es porque ofrece:
- Seguridad
- Disponibilidad
- Agilidad
- Acceso
Cuando estés buscando un proveedor de nube, preguntales sobre la seguridad de datos, donde los almacenan y que disponibilidad tienen estos. Un buen proveedor de servicios debería de poder responder esto sin problema.
Por ejemplo, en Complawiance encriptamos toda la información en AWS con una alta disponibilidad.
Mantén Control de Tus Entregas: Gestión de documentos y proyectos
Una de las partes más importantes de cualquier área legal es tener un buen control de sus documentos y entregables. Muchas veces, una fecha de entrega olvidada puede resultar en una multa, un documento expirado puede significar perder ingresos perdidos, y por lo general es muy complicado mantener control de todo esto usando herramientas manuales.
Afortunadamente hoy en día existen herramientas para manejar tus entregables (conocidas como herramientas de project management) y para el manejo de documentos (Document Management). Estas herramientas te permiten calendarizar fechas importantes, asignar responsabilidades para la elaboración de nuevos proyectos y obtener información sobre el contenido de documentos existentes para darle seguimiento a puntos importantes.
Acá es importante encontrar una herramienta que se acople a tus necesidades como experto legal y que tenga la flexibilidad para que puedas realizar tu trabajo sin mayores contratiempos.
Por ejemplo, en Complawiance puedes calendarizar, asignar responsabilidades y darle seguimiento al expediente de tus entregables usando nuestra herramienta de Oficial de Cumplimiento y a los expedientes de documentos usando nuestro data room.
Olvídate del correo: Herramientas de Comunicación
Nunca es divertido mandar correos de seguimiento, estos quitan mucho tiempo y son una buena causa de estrés y entregas olvidadas en proyectos legales. Afortunadamente hoy en día existen herramientas para automatizar el proceso de enviar correos y manejar la comunicación con tus clientes internos y externos.
Estas herramientas te permiten mandar recordatorios, avisos y tener una relación directa con la contraparte, ligado a tus entregables.
Por ejemplo, el oficial de cumplimiento en complawiance le manda alertas a tí y a tus contrapartes cuando se acercan fechas de entrega. Nuestro módulo de solicitud de documentos te permite solicitar información de tus clientes directamente desde la herramienta y el data room te notifica de la vigencia de tus documentos.
No dejes que el miedo al cambio de pare: Conclusión
Lo más importante de cualquier proceso de modernización de operaciones es tomarlo paso por paso, encontrar las herramientas necesarias para manejar diferentes partes de tu operación y no frustrarse ante los retos. A veces con una herramienta vas a poder hacer todo lo que necesitas, otras veces vas a necesitar varias herramientas.
También es importante que hagas preguntas relacionadas con la seguridad de tu información, el costo de las herramientas y el beneficio que estas han tenido en otros clientes.
En Complawiance nosotros tratamos de ayudar a nuestros clientes para encontrar la herramienta que mejor le ayude a su operación, armar el camino de implementación y seguimiento al uso dentro de la organización de nuestros clientes.
Si quieres saber más sobre cómo digitalizar tus operaciones o los beneficios que esto puede tener en tu organización, contáctanos en contacto@complawiance.com y con todo gusto te apoyaremos.
