Hoy en día vivimos en una época donde tenemos la fortuna de tener muchas herramientas de gestión e información empresarial a nuestra disposición. Quizás de las preguntas que más recibimos es ¿Cómo escogemos el mejor? o mejor dicho ¿Cómo puedo cuidar mi presupuesto para tomar la decisión correcta e implementar sistemas de una manera sencilla? Más que nunca es importante tener las herramientas digitales necesarias para poder hacer una administración efectiva de cualquier negocio y poder monitorear en tiempo real el estatus de la operación.
En este artículo te explicamos:
- Qué tipos de sistemas existen
- Como pensar en nuestros problemas para decidir qué camino tomar
- Cómo elegir el sistema adecuado
Sistemas empresariales, la tecnología y tu negocio:
CRM, ERP, CLM, PACs,, POS y muchas otras abreviaciones nos prometen un futuro donde el negocio opera de manera eficiente, sin mucho esfuerzo se puede monitorear la empresa y ver la ejecución de objetivos de manera colaborativa. Sin embargo a veces da un dolor de cabeza simplemente tratando de descifrar que significan estas palabras y el impacto que pueden tener en una empresa.
Quizás es más fácil reducir estos programas en trés categorías:
- Sistemas de gestión
- Sistemas de información
- El unicornio, aquellos que hacen los dos
Sistemas de gestión son simplemente programas que ayudan a eficientar o colaborar en algún proceso en particular. Pensemos en los CLM, sistemas de manejo de contratos. Estos productos nos pueden ayudar a crear, negociar y firmar contratos a escala con poca intervención del equipo legal. Para este tipo de procesos generalmente estamos partiendo de un punto donde la ejecución de la operación requiere más talacha que análisis y el objetivo es reducir el error humano y eficientar el trabajo para que la organización pueda lograr mejor sus objetivos con el mismo o menos personal que antes.
Al mismo tiempo existen los sistemas de información estos productos nos ayudan más a monitorear el estatus de alguna parte de nuestra operación. Generalmente ERPs (Sistemas de monitoreo de recursos financieros) y CRMs (programas de seguimiento a ventas y relación con clientes) son los más comunes. Estos programas son lo contrario, nos ayudan más con el monitoreo y seguimiento de algún proceso en particular que con la ejecución del proceso en sí. Un CRM no te va a reemplazar a un vendedor, pero si va a permitir que puedas ver en tiempo real lo que están haciendo.
Por último hay una nueva categoría de productos que pueden hacer los dos! Estas herramientas te ayudan a ejecutar algún proceso en particular pero también poder ver el panorama entero desde un solo lugar. Por ejemplo en Complawiance desarrollamos nuestro producto para que nuestros clientes puedan programar sus obligaciones, procesos controlados y manuales de operación permitiendo que vean en tiempo real la ejecución de estos mismos. Sin embargo también tenemos herramientas como la solicitud de documentación, firma digital y manejo de expedientes que le permiten a otras partes de la organización ser más eficientes con su trabajo.
En nuestra opinión lo mejor es encontrar programas que te puedan ayudar a consolidar tus operaciones, no aquellos que vayan a requerir que administres múltiples cuentas para un mismo objetivo.
Empieza por el problema:
Ahora que ya sabemos cual es la diferencia entre diferentes sistemas tenemos que dar un paso hacía atrás para poder descubrir cual es la mejor opción. Idealmente los sistemas están ahí para resolver problemas que tenemos, por lo que el mejor lugar para empezar es con la pregunta ¿Que problema tengo que necesito resolver?
Esto nos hace pensar en el proceso completo, la lista de gente involucrada, como trabajan, que problemas tienen y como me gustaría que funcione la operación después de implementarlo. Con el problema en mano podrás comenzar a encontrar la solución.
Por ejemplo:
“Mi equipo de ventas no le da seguimiento a prospectos” → CRM
“Mi área administrativa no tiene visibilidad al estatus financiero de la empresa” → ERP
“No tengo visibilidad a mi cumplimiento” → Complawiance
Evita Quemar tu Presupuesto, Elige la Herramienta Correcta:
Una vez que encuentres tu problema y tienes una idea de lo que quieres comenzar a resolver, ahora si puedes empezar a analizar sistemas. Acá lo más importante es entender las dinámicas del equipo (Quienes tienen que estar involucrados), el presupuesto asignado y el alcance de la aplicación.
Analizando estos tres puntos generalmente es suficiente para poder entender qué modelo de licenciamiento necesitamos (Por Usuario, Por Evento, Por Empresa), qué herramientas necesita tener la aplicación y por último cual es la mejor opción para lo que estamos buscando.
En Resumen:
Hoy en día los sistemas de información para empresas son muy poderosos, nos permiten tomar control sobre procesos y analizar información en tiempo real para la toma de decisiones. Sin embargo es muy común que por la cantidad de tiempo que nos pueda implicar este proyecto es fácil abandonarlo. Sin embargo, si uno lo hace correctamente ¡el impacto que puede tener dentro de la organización es enorme!
En Complawiance trabajamos con nuestros clientes para que puedan:
- Tomar control de sus procesos internos
- Calendarizar y darle seguimiento al cumplimiento de su empresa
- Centralizar la información relevante para acceso inmediato por miembros del equipo
- Herramientas para colaborar, transferir información y manejar procesos complicados sin tener que brincar a muchas herramientas.
Con esto hemos logrado que nuestros clientes tengan mayor control sobre sus procesos e información que lo que habían logrado antes de implementar nuestro sistema.
