Creo que todo mundo ha hecho un acuerdo verbal con alguien, quizás una persona cercana a tí donde quedaron que iban a intercambiar algo a un costo definido, por ejemplo “invitame esta comida y te pago la siguiente”. Eso funciona muy bien para muchas situaciones donde el trato es muy personal en materia de cosas que no tengan demasiada consecuencia. Sin embargo una vez que se empieza a complicar la naturaleza de la relación entre tu y otra persona, es importante dejar claras las reglas del juego. Para eso son los contratos
Hoy hablamos de las ventajas de tener contratos firmados y el riesgo que puedes correr al no tener tu documentación legal bien armada.
Cuentas claras, amistades largas: Ventajas de contratos
O al menos así va el dicho. La ventaja principal de un contrato es que deja claras las reglas del juego entre dos personas (físicas o morales) para evitar que exista alguna disputa imprevista.
Por ejemplo, digamos que le vas a maquilar $10,000,000 MXN en refrescos a un posible cliente nuevo. ¡Qué emoción!
Es una buena cuenta, sin embargo antes de ponerte a trabajar y dedicarle los recursos quieres que quede claro el alcance del entregable, las condiciones en las que se tiene que cumplir y por último tener certeza que si realmente cumples con eso vas a recibir tu pago. Lo bueno es que para eso son los contratos.
Un contrato ayuda a darle una oficialidad legal a la relación entre dos personas. De tal manera que ambas partes se comprometen a cumplir con sus obligaciones correspondientes si sucede lo que se plantea en el contrato.
¿Pero qué pasa si hay un imprevisto? Para eso también ayuda el contrato, en caso de algún imprevisto, disputa o ambigüedad en la transacción, un contrato bien armado define los mecanismos que se van a usar para resolver el problema.
Pero me tarda mucho armar contratos: Riesgos de no tener un Contrato firmado
Empecemos por el riesgo comercial, digamos que no tienes un contrato firmado con el cliente que te pidió maquilar millones de pesos en producto. Llegas con los camiones listos para que los reciban, y tu cliente te dice “No es lo que quedamos”. Pues desafortunadamente legalmente no hay nada que puedas hacer. O digamos que si recibe el producto pero se rehúsa a pagar, no hay mucho que puedas hacer al respecto. Sí, puedes demandar a la otra persona. Sin embargo, sin un contrato firmado, se complica mucho ganar una demanda cosa que seguramente te va a costar mucho dinero, esfuerzo y estrés.
Aparte de los millones de pesos en cuentas no recuperables que te pueda causar no tener el contrato firmado también está el riesgo legal. Hoy en día, agencias tributarias como el SAT exigen que haya un respaldo a todas las operaciones comerciales que sucedan entre empresas o personas. Por eso se emiten facturas, pero en el caso de una auditoría se complican mucho las cosas si no tienes también documentación que respalde la razón de ser de esas facturas como un contrato, cartas de envío, etc…
Al mismo tiempo, es importante recordar que todas estas protecciones solo aplican para contratos vigentes. Tener un contrato que no esté vigente igual puede causar muchos problemas al tratar de reducir los riesgos de tus operaciones.
Ponle orden a tus Operaciones: Conclusión
Hace poco estaba hablando con un colega que no tenía un contrato firmado con un cliente. Resulta que el problema que le terminó causando eso, terminó en años de demandas y lo peor…. Es que las perdió.
Hablamos de los beneficios que tienen los contratos, la importancia de tenerlos vigentes y los posibles riesgos que se pueden causar por no tener estos documentos bien armados.
Por todas estas razones es que en Complawiance hemos armado una serie de herramientas que te ayudan a almacenar tu documentación legal y gestionar la vigencia de esta misma para que no vuelva a pasar que se haya vencido el contrato con un cliente, proveedor o colaborador.
Si quieres saber más sobre cómo Complawiance te puede ayudar a mejorar la seguridad legal de tu empresa o manejar tu información, contáctanos y con gusto te apoyamos.