Quizás de los procesos que más esfuerzo toman pero que mayor impacto pueden tener para la buena gobernanza de un negocio es la auditoría interna. No importa el giro de negocio, después de cierto tamaño es muy importante tener procesos de monitoreo para poder identificar posibles riesgos y mitigarlos de manera ágil.
Sin embargo, dada la falta de visibilidad fundamental en la documentación y procesos de diferentes áreas se vuelve muy complicado el proceso de darle al equipo de auditoría la información que necesitan para hacer su evaluación efectiva.
Por eso hoy vamos a hablar de los 5 pasos necesarios para facilitar la auditoría interna usando tecnología.
Centraliza tu información:
Siempre el primer paso de cualquier auditoría es centralizar la información existente en algún lugar. Sin embargo generalmente por la naturaleza de diferentes equipos existen diferentes fuentes de información, diferentes procesos de almacenamiento y quizás mucha información perdida en el ether de bandejas de correo, calendarios y notas.
Es por eso que el primer paso para poder eficientar es crear protocolos de gobernanza de datos que establezcan claramente donde debe de ir la información y como se debe de acceder para que no suceda el caso que se pierda alguna pieza importante para la evaluación de riesgos de la empresa.
Afortunadamente existen muchas herramientas que permiten esto, por ejemplo sistemas como ERPs ayudan a centralizar la información administrativa, herramientas como la nube de Google o Microsoft ayudan a facilitar el acceso de la información en la nube. Sin embargo en ambos casos hay desventajas, ERPs no están muy diseñados para acceder documentación y funcionan más como tableros, mientras que en nubes como Google Drive es muy díficil evitar el mal-uso de la información ya que no se tiene claridad de quien puede hacer que con que documento.
Luego existe una nueva categoría de productos como Complawiance que evolucionan sobre estas permitiendo centralizar tu documentación mientras programas directamente en el sistema protocolos de gobernanza y acceso, facilitando la gestión, carga y consulta de información sensible de manera segura.
Monitorea tus cumplimiento y procesos:
Una vez que tienes claro dónde está tu documentación y que las diferentes partes la pueden acceder fácilmente, lo que sigue es monitorear procesos. Al monitorear procesos y cumplimiento en tiempo real el equipo de auditoría interna puede identificar riesgos en el momento que suceden en vez de retroactivamente tratar de resolver problemas existentes.
Para esto es importante determinar quienes van a colaborar en el proyecto y encargarse que los tableros de control reflejen la realidad de la información. Idealmente estos sistemas se integran con tu base de datos de documentación de tal manera que mientras se van cumpliendo los procesos la base de datos de documentación se va alimentando, evitando que se desfase la carga de información y encargándose que siempre esté al día la documentación de la empresa.
Al monitorear los procesos, el área de auditoría interna también tiene la ventaja de poder saber no solo que pasó (la información) si no cómo pasó (Los procesos)
Procesos alimentan información e información alimenta los procesos. Ese es nuestra filosofía en Complawiance, por eso es que nuestro módulo de cumplimiento permite que las evidencias se adjunten directamente a la obligación y al adjuntarlas alimentan el data-room. La combinación dorada para cualquier organización.
Programa tus manuales de operación y cumplimiento:
Quizás esta es la más complicada, una vez que ya pudieron revisar la información, y se hizo la labor titánica de convertirla en recomendaciones de cumplimiento y manuales de procedimientos internos ahora ¿cómo nos encargamos que se cumplan?
Para esto existen muchas soluciones, por ejemplo en CRM’s puedes programar el flujo de prospectos a clientes, en softwares de contabilidad puedes estandarizar los formatos con los que se presentan los números de la empresa, sin embargo estas solo son algunas partes del rompecabezas.
Por eso con Complawiance permitimos que nuestros clientes establezcan como se deberían de coordinar procesos, que información es necesaria y obligatoria para asegurarse que siempre que se cumpla con una obligación o proceso se haga de la manera correcta, no dejemos lugar a dudas.
Crea flexibilidad al cambio:
Algo que vemos muy seguido es que como las empresas no pueden reaccionar en tiempo real a cambios regulatorios, legales o operativos a veces los procesos internos de las empresas se vuelven anticuados y burocráticos. Es por esto que recomendamos que cualquier proceso que se establezca tenga mecanismos para cambiarlo si llega a ser necesario.
No por nada es que con nuestra herramienta permitimos que nuestros clientes respondan a su entorno cambiante con unos clicks, cambiando responsables, creando obligaciones, modificando procesos, etc…
Ve el largo plazo:
Este puede ser el punto más importante de la lista, simplemente solucionar algo con una curita por que es lo fácil no va a resolver el problema de raíz. Muchos de los pasos sugeridos en este artículo son cambios fundamentales a la manera de trabajar de una empresa y quizás se ven como cosas imposibles de lograr. Sin embargo es importante siempre estar viendo el futuro.
Si mes con mes mejoras tu operación y cumplimiento 5% en menos de 2 años ya cambiaste por completo la operación y te abre las puertas al crecimiento que sólo empresas con buena gobernanza pueden llegar a tener.
Esta es la pregunta que siempre nos hacemos al desarrollar nuevos productos ¿Como podemos hacer algo que le de valor inmediato al cliente, mientras les ayudamos en su transformación a largo plazo? De esta manera le damos las herramientas a equipos internos para que puedan presumirle a las áreas directivas de su avance sin quitarles la posibilidad que crezcan usando nuestra plataforma.
Conclusión:
Visibilidad, colaboración, gobernanza y control con vista al futuro, esas son las claves para poder eficientar auditorías internas.
Hemos trabajado mucho con múltiples equipos de diversos clientes en diferentes sectores para apoyar con la transformación y control de procesos internos incluyendo manejo legal, regulatorio y operativo. Sin embargo, el impacto que tienen estas iniciativas afectan a toda la organización y especialmente al protocolo de auditoría interna.
Nuestro objetivo como empresa es poder dar las mejores herramientas de control y cumplimiento de una manera amigable y abrir la caja negra de la operación para que las organizaciones puedan reaccionar en tiempo real al panorama operativo cambiante. Paz mental y tranquilidad, a eso vamos.
Si quieres hablar con nosotros para que te ayudemos con tus procesos de auditoría interna mandanos un mensaje y con gusto te podemos ayudar. Lo que más nos gusta es ayudar a personas que quieren transformar organizaciones a lograr sus objetivos.
