Los departamentos jurídicos están experimentando una gran transformación. Están dejando de ser meros centros de costes para convertirse en socios estratégicos y centros de excelencia. Para acelerar esta transición, los líderes de los departamentos jurídicos tienen que implantar un proceso de gestión moderno y dinámico que sea capaz de seguir el ritmo del alto nivel de cambio. Afortunadamente, hay muchas prácticas eficaces que se pueden adoptar para lograr una buena gestión jurídica. Veamos cinco sencillas medidas que puede adoptar en su propia organización hoy mismo.

1. Establecer la gobernanza y la coherencia de la organización

El primer paso para gestionar bien el trabajo jurídico es desarrollar una estructura de gobierno clara para todo el departamento. Esto debería incluir un organigrama claro, una lista de las principales partes interesadas y una visión y propósito de alto nivel para el departamento. Una estructura de gobierno le ayudará a identificar y resolver los silos internos, y le dará una base para negociar con otros departamentos sobre cómo se comparte y prioriza el trabajo jurídico en toda la organización. El siguiente paso hacia la coherencia organizativa es establecer un lenguaje, un vocabulario y unos procedimientos operativos estándar comunes. Disponer de un enfoque coherente para la gestión de los riesgos jurídicos permitirá a su equipo trabajar de forma más eficaz y previsible. También le ayudará a garantizar que todos los equipos de la organización utilicen el mismo lenguaje cuando se refieran a asuntos jurídicos. Esto facilitará una mejor colaboración y proporcionará una base para aplicar las mejores prácticas en toda la organización.

2. Estandarizar los procedimientos de trabajo

Una buena gestión jurídica también implica estandarizar los procedimientos de trabajo jurídicos en toda la organización. En particular, debe identificar las áreas clave en las que su equipo puede estandarizar el trabajo para permitir el ahorro de costes y la mejora de los procesos. Para ello, debe utilizar una herramienta como el análisis de procesos de negocio (BPA). La aplicación de una herramienta BPA le ayudará a identificar los cuellos de botella y las ineficiencias en el flujo de trabajo de su equipo. Este análisis le ayudará a identificar oportunidades para estandarizar el trabajo. Por ejemplo, puede revelar que diferentes personas están revisando el mismo asunto. En este caso, puede utilizar el BPA para investigar formas de incorporar este trabajo a su equipo. También es útil revisar el trabajo de sus compañeros en otros equipos para identificar posibles formas de compartir el trabajo de forma más eficaz.

3. Implementar un marco de gestión de riesgos

Un buen marco de gestión de riesgos le permitirá identificar y gestionar los riesgos legales con mayor eficacia. También le proporcionará una base para aplicar un enfoque de gestión del cambio más dinámico que le permita seguir el ritmo del alto nivel de cambio que afecta al sector jurídico en la actualidad. Hay muchos tipos diferentes de marcos de riesgo disponibles. Asegurarse de que su equipo utiliza el marco adecuado para el tipo de trabajo que realiza le ayudará a aplicarlo con eficacia. Por ejemplo, puede utilizar un modelo de apetito de riesgo para evaluar el nivel de trabajo que se realiza. También puede utilizar un modelo de gestión de riesgos para ayudarle a identificar y gestionar tipos específicos de riesgo legal. A la hora de seleccionar un marco de gestión de riesgos, es importante elegir uno que sea apropiado para su tipo de trabajo concreto. También tendrá que asegurarse de que los miembros de su equipo tienen la formación necesaria para aplicar el marco con eficacia.

4. Implantar un proceso de gestión eficaz

A continuación, debe implantar un proceso de gestión de procesos eficaz. Para ello, debe empezar por definir flujos de trabajo de alto nivel para cada tipo de trabajo que realice su equipo. Puede hacerlo con una herramienta de modelado de procesos. Una vez que haya definido los flujos de trabajo, debe implementar una herramienta de gestión de procesos adecuada para gestionarlos. Las herramientas de gestión de procesos, como el flujo de trabajo o el software de seguimiento de incidencias, están diseñadas para gestionar flujos de trabajo discretos. Facilitarán la colaboración y le permitirán generar informes que le ayuden a gestionar el trabajo de forma más eficaz. El tipo de herramienta de gestión de procesos y flujos de trabajo que adopte dependerá del tipo de trabajo que se realice. Por ejemplo, puede adoptar un flujo de trabajo sencillo para gestionar las solicitudes de asistencia jurídica, o una herramienta más sofisticada para gestionar un caso jurídico importante. También debería considerar la posibilidad de implementar un proceso de gestión de procesos híbrido o mixto. Esto le permitirá utilizar diferentes herramientas para diferentes tipos de trabajo.

 5. Aprovechar la tecnología para facilitar el cambio

Por último, una buena gestión jurídica también implica aprovechar la tecnología para facilitar el cambio. Debe utilizar la tecnología para agilizar los procesos internos, simplificar y estandarizar el trabajo y facilitar la colaboración. Por ejemplo, puede utilizar la tecnología para estandarizar los flujos de trabajo, gestionar el trabajo de forma eficaz y generar informes. También puede utilizar la tecnología para facilitar la comunicación y la colaboración entre equipos y departamentos. Esto le ayudará a implantar un proceso de gestión eficaz y a prestar un servicio integrado a su organización. En particular, debe asegurarse de que los miembros de su equipo disponen de las herramientas tecnológicas necesarias para apoyar la prestación eficaz de los servicios. También debe estar al tanto de los últimos avances tecnológicos que podrían transformar el funcionamiento de los departamentos jurídicos. Por ejemplo, la tecnología blockchain se está utilizando en algunas jurisdicciones para agilizar el proceso de litigio, gestionar el eDiscovery de manera más eficaz y minimizar el potencial de fraude. Del mismo modo, la inteligencia artificial (IA) se está utilizando en algunas organizaciones para gestionar el ciclo de vida contractual con mayor eficacia y proporcionar un asesoramiento jurídico más rentable.

Conclusión

Los departamentos jurídicos necesitan evolucionar para satisfacer las expectativas de sus partes interesadas y seguir siendo competitivos en el mercado. Los retos a los que se enfrentan las organizaciones hoy en día requieren una función jurídica dinámica, ágil y con capacidad de respuesta. Para lograrlo, los departamentos jurídicos deben aplicar buenas prácticas de gestión jurídica. Éstas incluyen el establecimiento de una gobernanza y coherencia organizativa, la estandarización de los procedimientos de trabajo, la implantación de un marco de gestión de riesgos, la aplicación de un proceso de gestión eficaz y el aprovechamiento de la tecnología para facilitar el cambio.

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